Сотрудник уходит, и в этот день у компании обычно одна задача — закрыть вакансию. Доступы, переписка и клиентская база остаются «на потом». Через месяц выясняется, что экс-менеджер отвечает клиентам с личного номера, а учётка в CRM всё ещё активна.
Ниже — порядок действий, который занимает не больше двух часов и закрывает девять из десяти типовых дыр. Чек-лист можно использовать как есть, даже если в компании нет отдела кадров и системного администратора.
Что обычно думают про увольнение
| Ожидание | Реальность |
|---|---|
| «Мы заблокировали корпоративную почту — доступ закрыт» | Почта — один из 8–12 сервисов; CRM, хостинг, соцсети и аналитика остаются |
| «Пароль от CRM у всех один, поэтому ничего не надо менять» | Значит, пароль остался у уволенного, и в журнале действий его шаги не отличить от чужих |
| «Клиенты остались в CRM, ничего не потеряем» | Часть переписки и договорённостей живёт в личном мессенджере менеджера |
| «Сотрудник ушёл по-хорошему, зачем портить отношения» | Отзыв доступов — не про недоверие, а про учёт: это стандартная процедура, как сдача ключей |
Главная мысль: задача увольнения — не «закрыть всё наглухо», а вернуть компании то, что ей принадлежит, и убедиться, что доступов не осталось.
Что на самом деле уносит сотрудник
- Клиентскую базу в переписке. Часть клиентов общается в личных мессенджерах — эти договорённости в CRM не попадают.
- Доступы. Корпоративная почта, CRM, хостинг, соцсети, сервисы рассылок, аналитика, диски.
- Файлы. Презентации, шаблоны КП, договоры — на личном диске и в личных папках облака.
- Права в CRM. Отметка «активный пользователь» с правами менеджера остаётся, пока её не убрать.
- Знание процессов. Как оформлялась сделка, какие поля обязательны — это уходит вместе с человеком, если нет описания.
Отдельная позиция — доступы подрядчиков, к которым сотрудник имел отношение. Если менеджер единственный, у кого были ключи от аккаунта рекламы, после ухода их приходится восстанавливать через поддержку сервиса.
Чек-лист по доступам: таблица, а не память
Список сервисов у всех разный, но структура одна. Пройдите по строкам и отметьте, что есть у вас — это и будет ваш чек-лист.
| Сервис | Что сделать в день увольнения | Кто отвечает |
|---|---|---|
| Корпоративная почта | Заблокировать, включить автоответ, перенаправить письма руководителю | Ответственный за почту |
| CRM | Деактивировать пользователя, перераспределить его сделки и задачи | Руководитель отдела продаж |
| Мессенджеры (рабочие) | Исключить из рабочих чатов и групп, забрать корпоративный номер | Руководитель |
| Хостинг и домен | Отозвать доступ, сменить пароль, если он был общим | Администратор / подрядчик |
| Соцсети и реклама | Убрать из администраторов, сменить пароли, проверить привязанные карты | Маркетолог |
| Облачные диски | Забрать доступ к общим папкам, проверить личные папки с рабочими файлами | Руководитель |
| Менеджер паролей | Заблокировать аккаунт, сменить пароли там, где сотрудник был единственным держателем | Ответственный за доступы |
| Сервисы аналитики и рассылок | Убрать пользователя, отозвать API-ключи | Маркетолог |
| Телефония | Отвязать внутренний номер, проверить запись разговоров | Администратор |
В компаниях до 10 человек таблица короче, но принцип тот же: у каждой строки есть владелец. Если владельца нет ни у одной строки — доступы отзывает тот, кто первым вспомнил.
Что сделать до последнего рабочего дня
- Передать дела письменно. Список сделок в работе, договорённости, ближайшие задачи в CRM. Не «он рассказал на словах», а файл или задачи в портале.
- Собрать переписку. Попросить переслать в корпоративную почту или перенести в CRM ключевые договорённости с клиентами из личных мессенджеров.
- Вернуть файлы. Шаблоны, презентации, договоры — в общую папку, а не «у меня на диске».
- Зафиксировать клиентов. Кому обещали, что и когда. Обещания, которые не попали в CRM, после ухода превращаются в претензии.
- Предупредить клиентов о смене контактного лица — от имени компании, а не от менеджера.
Пятый пункт кажется необязательным, но именно он закрывает типовую дыру: клиент продолжает писать бывшему менеджеру, тот отвечает «по-дружески», и сделка уходит вместе с ним.
Как проверить, что доступ действительно закрыт
«Заблокировали» и «закрыто» — разные вещи. Проверка занимает 20 минут и делается по журналам, а не по памяти.
| Проверка | Что смотреть | Признак проблемы |
|---|---|---|
| Журнал входа в CRM | Попытки входа под старой учёткой | Учётка активна или входит из мобильного приложения |
| Почта | Правила пересылки и автоответ | Стоит скрытая копия на личный адрес |
| Мобильные приложения | Активные сессии на устройствах | Телефон сотрудника всё ещё получает уведомления |
| Хостинг | Список пользователей и SSH-ключи | Остался ключ или доступ «на будущее» |
| Двухфакторная аутентификация | Чьё устройство привязано к аккаунту | Код приходит на телефон бывшего сотрудника |
Последняя строка — частая ловушка: пароль сменили, а второй фактор остался на его телефоне, и войти по-прежнему можно. В Битрикс24 активные сессии и привязанные устройства видны в профиле пользователя — снимаются там же.
Клиенты, сделки и задачи: что перераспределить
Доступы — половина дела. Вторая половина — работа, которая осталась висеть на уволенном.
- Сделки в работе: переназначить на конкретного менеджера, а не «на руководителя» — иначе задачи растворяются.
- Открытые задачи: перенести с новым ответственным и сроком; отдельно проверить задачи без срока.
- Заявки в очереди: убрать из распределения на уволенного, иначе новые лиды будут «приходить никому» — это одна из самых дорогих ошибок. Как настроена очередь — в статье Где умирают сделки: разбор воронки.
- Документы: счета и договоры, которые он вёл, — проверить, что у компании есть копии.
Увольнение проверяет не сотрудника, а систему: если после ухода одного человека теряются клиенты, дело не в человеке.
Юридическая часть коротко
Порядок доступов связан с документами, но не заменяет их. Три вещи, которые стоит иметь до, а не после:
- Согласие на обработку персональных данных и пункт о том, что клиентская база, доступы и рабочая переписка принадлежат компании, а персональные данные клиентов сотрудник обрабатывает только по поручению компании и не копирует «на всякий случай».
- NDA или пункт о конфиденциальности в трудовом договоре: без него доказать передачу базы сложно.
- Акт приёма-передачи доступов и дел в день увольнения: подпись сотрудника и руководителя снимает половину будущих споров.
Это не гарантия того, что данные не унесут, но это то, чем можно оперировать, если инцидент случился.
Если доступы отозвать забыли
Ситуация типовая: сотрудник ушёл полгода назад, и тут выясняется, что его учётка активна. Что делать — по возрастанию риска.
- Проверить журнал действий за период: были ли входы, выгрузки, изменения. В Битрикс24 история доступна в профиле и в журнале событий.
- Сменить пароли везде, где он мог быть единственным держателем, и снять активные сессии.
- Проверить почту на правила пересылки и восстановление доступа — это самый частый способ остаться в курсе переписки.
- Уведомить клиентов, если есть признаки, что с ними общались «от вашего имени».
- Разобрать причину: если доступ остался, значит, в компании нет реестра сервисов — и через месяц история повторится с другим сотрудником.
Внедрить реестр и регламент отзыва доступов мы берём в рамках администрирования и обслуживания Битрикс24: журнал действий, права по ролям, отзыв доступов в день увольнения, отчёт по изменениям. Для сайтов и хостинга — обслуживание сайтов.
Если пароли в компании до сих пор живут в переписке, начните с материала Пароли и доступы: как перестать хранить их в переписке — без хранилища паролей отзыв доступов превращается в лотерею.
Что зафиксировать в регламенте компании
- Владелец доступов: один человек отвечает за реестр сервисов и их актуальность.
- Срок: отзыв в день увольнения, а не «в течение недели».
- Список сервисов с уровнем прав по ролям — приложение к регламенту.
- Акт передачи дел: шаблон на одну страницу, чтобы не писать каждый раз.
- Проверка: раз в квартал — «есть ли активные учётки у тех, кто не работает».
Частые вопросы
За сколько дней до увольнения закрывать доступы?
В день увольнения, вечером последнего рабочего дня. Раньше — только если есть риск: доступ к деньгам, к базе, к админке сайта. Урезание прав лучше делать заранее, полную блокировку — в последний день.
Нужно ли сообщать клиентам об уходе менеджера?
Да, письмом от компании: «ваш менеджер сменился, теперь с вами работает…». Это снижает риск, что клиент уйдёт вместе с сотрудником, и убирает повод писать ему лично.
Что делать с корпоративной сим-картой?
Переоформить или заблокировать номер, а историю звонков и записи разговоров сохранить. Номер, который остался у сотрудника, — это работающие входящие клиенты, которые не попадают в CRM.
Можно ли оставить бывшему сотруднику доступ к общему чату?
Нет. Рабочие чаты — часть корпоративной информации. Исключение делают только для внешних подрядчиков с отдельным каналом и явно ограниченной темой.
Как быть, если сотрудник работал на личном ноутбуке?
Проверить, что рабочая переписка и файлы перенесены, и сменить пароли всех сервисов, к которым он заходил с этого устройства. Отзывать «доступ к устройству» вы не можете, значит, нужно менять сами учётные данные.
Обязательно ли менять пароли у всех сотрудников после увольнения?
Только там, где был общий аккаунт или пароль знали несколько человек. При раздельных учётках и 2FA достаточно заблокировать одну учётку — это и есть смысл раздельных доступов.
Что сделать на этой неделе
- Составьте список сервисов, где у сотрудников есть доступы, — хотя бы 10 строк.
- Проверьте, есть ли активные учётки у тех, кто уже не работает.
- Напишите черновик чек-листа увольнения на одну страницу.
- Назначьте владельца доступов — одного человека.
- Проверьте: настроено ли перераспределение сделок при деактивации пользователя в CRM.
